Ein Vergleich zur Entwicklung relevanter Mitbewerber zeigt ferner den Wettbewerbsvorteil, den Microsoft als Anbieter einer breiten Produktpalette mit einer großen „eh-da“-Kundenbasis hat. Wer bereits Microsoft nutzt, wird im Zweifel auch weitere Anwendungen nutzen, zumal diese üblicherweise nahtlos in die existierende IT-Infrastruktur integriert sind.

Doch Teams ist mehr als eine reine Videoconferencing-Plattform: Microsoft hat auf der Ignite 2021, der jährlichen Fachkonferenz, deutlich gemacht: Teams wird zur zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform ausgebaut, die mittel- bis langfristig viele weitere Microsoft Anwendungen integrieren wird.

Von besonderer Bedeutung in diesem Kontext ist die MS Power Platform, die Antwort von Microsoft auf den Megatrend Workflowautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA):

1.    Power Automate – für die Automatisierung von Arbeitsabläufen

2.    Power Apps – für die Erstellung von Anwendungen ohne Programmierkenntnisse

3.    Power BI – für die Erstellung ebenso umfangreicher wie detaillierter Reports

Es gibt viele weitere hilfreiche Anwendungen von Microsoft, nicht wenige davon sind in den Lizenzpaketen, die Unternehmen erwerben, bereits enthalten. Und ebenso wichtig: Microsoft hat erkannt, dass sie die spezifischen Anforderungen des globalen Rechtsmarkts (insb. Datenschutz) schneller und besser in ihren Lösungen abbilden müssen.

MS365 & Teams for Legal

Microsoft hat im Herbst 2020 ein Team zusammengestellt, welches explizit die Umsetzung dieser Anforderungen verantwortet.

Das Team hat einen Plan erstellt, der über einen Zeitraum von ca. 16 Monaten (Oktober 2020 bis Jan 2022) eine „konforme“ Nutzung von MS365 inkl. Teams ermöglichen soll.

Dabei geht es nicht um die Entwicklung spezifischer Branchenlösungen für den Rechtsmarkt. Ziel ist einzig und allein die bestehende Plattform (MS365) so zu erweitern, dass Kanzleien und Rechtsabteilungen die Microsoft Produktpalette im Einklang mit geltenden Rechtsnormen nutzen können.

Was bedeutet das nun für den Rechtsmarkt?

Das Angebot an MS365-basierten Lösungen für Rechtsabteilungen und Kanzleien wächst langsam, aber stetig.

Repstor, ein Anbieter aus Belfast, der in 2021 von Intapp übernommen wurde, hat auf MS365 eine komplette end-to-end Lösung für Dokumenten- und Matter Management entwickelt, vollständig in Outlook und Teams integriert und auch bereits in Rechtsabteilungen in Deutschland im Einsatz.

Gleichzeitig „verbinden“ immer mehr Anbieter Outlook und Teams mit ihren Anwendungen, u.a. die Legal Spend und Matter Management Anbieter Brightflag und Simple Legal, die Practice Management Lösung Clio, die DMS-Anbieter iManage, NetDocuments und HighQ und viele mehr; ein frühes, gleichwohl auch deutliches Signal, dass sich Teams auch im Rechtsmarkt dauerhaft etablieren wird.

Warum MS365 für den Rechtsmarkt?

Egal welche Studie, die Antwort auf die Frage nach den Prioritäten von Rechtsabteilungen sind ähnlich, wenn auch gelegentlich in abweichender Reihenfolge:

1.  Verbesserung des Contract Lifecycle Managements

2.  Dokumentenautomatisierung und -management

3.  Automatisierung von Prozessen

4.  Reduzierung von Kosten

Jede dieser Prioritäten erfordert den Einsatz von Technologie, bis dato überwiegend von unterschiedlichen Anbietern mit all den bekannten Konsequenzen:

• Teils hohe Aufwände und Kosten für die Integration in, bzw. Anpassung an vorhandene Infrastrukturen und Anwendungen;
• Steigerung der Komplexität durch Systembrüche, unterschiedliche Systemunterstützung und User Interfaces;
• Hohe Aufwände und Kosten für die Sicherstellung eines „nahtlosen“ Datenaustauschs zwischen den Systemen;
• Umfangreiche, kosten- und zeitintensive Change Management Prozesse zur Steigerung der Akzeptanz bei den Anwendern;
• Häufig kontinuierlicher Wartungs- und Anpassungsaufwand bei Änderungen an einer Anwendung, die sich auf andere Systeme auswirken;
• Oftmals „neue“ Systeme, die in den IT-Abteilungen der Unternehmen nicht bekannt sind und dort zusätzlichen Aufwand und Ressourcen bedeuten;
• Viele Point Solutions = viele externe Ansprechpartner = erhöhter Kommunikations- und Koordinierungsaufwand.

Alle genannten Punkte verstärken den Trend zu Plattformlösungen, ein zentrales Element der Microsoft Strategie. Mit einem Marktanteil von 80% in Deutschland bei Office Produkten ist die Präsenz beim Anwender zudem ein signifikanter Wettbewerbsvorteil. Eine bereits beeindruckende und rasch wachsende Anzahl von Apps (Microsoft und 3rd Party) sowie eine Vielzahl von Konnektoren zu Drittanwendungen sind sicher nicht von Nachteil.

Auch bei der Entwicklung von AI-basierten Produkten investiert Microsoft mit Project Cortex erhebliche Summen mit dem Ziel, diese Technologien Microsoft 365 Nutzern zur Verfügung zu stellen. Das erste Produkt, SharePoint Syntex, zielt auf die Klassifizierung und Analyse von massenhafte Dokumenten durch „Transformation of Content into Knowledge“.

Warum ist das wichtig?

Technologie ist der maßgebliche Treiber für die Modernisierung von Rechtsabteilungen und Kanzleien.

Gartner erwartet auf Seiten der Rechtsabteilungen eine Verdreifachung der Investitionen in Legal Tech bis 2025. Aktuell umfassen diese ca. 3,9% des Gesamtbudgets, für 2025 wird ein Anstieg auf 12% prognostiziert.

Die Erkenntnisse aus der Pandemie, dass Remote Work ein durchaus tragfähiges Konzept darstellt, erfordert eine IT-Infrastruktur, die dieses Konzept auch langfristig ermöglicht. Der Trend zu Plattformen, bestenfalls jene, die in den Unternehmen bereits etabliert und akzeptiert sind, wird die Konsolidierung weiter befeuern.

Wer aktuell oder in naher Zukunft vor der Entscheidung steht, die Arbeit in der Rechtsabteilung (oder Kanzlei) durch den Einsatz von IT zu optimieren, scheint gut beraten, die Entwicklung aus der Radarperspektive zu analysieren:

• Welche Prozesse und Aktivitäten sollen durch den Leistungsumfang der IT-Lösung abgedeckt werden?
• Matter Intake
• Client Relationship Management
• Risk Management
• Outside Counsel Management
• Matter Management
• Document Management
• Contract Lifecycle Management
• Project Management
• Knowledge Management
• Workflow Management
• Employee Self Service
• Document Automation
• Document/Contract Analytics
• Reporting and Analytics
• Billing
• Workforce Management
• Legal Operations

• -Welche Rollen, Aufgaben und Organisationsmodelle gibt es, bzw. sind absehbar im Kontext der aktuellen/zukünftigen Ausgestaltung der Rechtsfunktion (Operating Model)?
• Welche Systeme sind im Unternehmen im Einsatz?
• Welche IT-Strategie verfolgt das gesamte Unternehmen?
• Welche Leistungen bieten die verschiedenen IT-Anbieter?
• Wie können diese in die eigene IT-Infrastruktur integriert werden?
• Welchen Product Lifecycle haben die einzelnen Lösungen?
• Wie lautet die mittel- bis langfristige Strategie der einzelnen Anbieter (langfristige Absicherung des Investments in deren Lösungen)?
• Wie sind die Lösungen der einzelnen Anbieter im Gesamtmarkt verortet (Nutzung von Standards, Integration in andere Legal Tech-Systeme, Marktanteile, lokaler Support, internationaler/globaler Einsatz etc.)
• Wie hoch sind Aufwand, Dauer und Kosten für das Change- und Akzeptanzmanagement?

Das Thema ist komplex und erfordert die Zusammenarbeit vieler Experten, neben Vertreterinnen aus der Rechtsabteilung mehr denn je die Mitwirkung von Experten aus den Bereichen IT, Geschäftsprozess- und Projektmanagement.

Fazit

Sollte Microsoft die datenschutzrechtlichen Themen zufriedenstellend lösen, werden etablierte und neue Anbieter zügig auf den Zug aufspringen und vielfältige Lösungen im Kontext eines end-to-end Document-, Contract- und Matter Managements inklusive Prozessautomatisierung anbieten, für die Nutzung innerhalb der Rechtsabteilung, innerhalb der Unternehmen und für die Zusammenarbeit mit Dritten.

Insbesondere Unternehmen mit einer strikten Microsoft Policy (und hier die IT-Verantwortlichen) werden diese Entwicklung begrüßen, reduziert sie in vielerlei Hinsicht Aufwand und Kosten.

Und zum Thema Abhängigkeit: In nahezu jedem Unternehmen bestehen bei unternehmenskritischen Anwendungen Abhängigkeiten von einem Anbieter, sei es im Bereich ERP, CRM oder eben im Bereich Office-Tech.

Eine steile These

In 2026 Jahren wird es global 5-10 Anbieter geben, die mit ihrer jeweiligen Produktpalette, integriert auf einer Plattform und mit Konnektoren zu wichtigen „Point Solutions“, den Bedarf von Rechtsabteilungen und Kanzleien weitestgehend abdecken.

Eine dieser Plattformen wird Microsoft sein, auf der sich ein Ecosystem („App Store“) mit vielen verschiedenen Anbietern und deren Lösungen etablieren wird, stets mit Outlook oder wahlweise Teams als führendes Frontend und ausgestattet mit umfangreichen, abteilungs- und unternehmensübergreifenden Kollaborationsmöglichkeiten.

Aber vielleicht liege ich auch (nicht ganz) falsch.